Personvernerklæring

1. Innledning

Denne erklæringen forklarer hvordan Tornøe Gruppen («vi», «Tikko») behandler personopplysninger. Behandlingen skjer etter personopplysningsloven og GDPR.

Vi følger dataminimering og formålsbegrensning: vi behandler det som trengs for tjenesten, sikkerhet og det du samtykker til (f.eks. markedsføring fra kalkulatoren).

2. To ulike roller — les dette først

Hvem som er behandlingsansvarlig avhenger av hvilke data det gjelder:

• Din bedrifts ansattdata i Tikko (timer, vakter, fravær, lønnsgrunnlag, GPS-stempling, invitasjoner): kundebedriften er behandlingsansvarlig. Tikko er databehandler og behandler opplysningene på vegne av bedriften etter databehandleravtalen.
• Nettsted, vaktplan-kalkulator, kontoopplysninger om kundekontakten, faktura og support: Tikko er behandlingsansvarlig.

Er du ansatt og vil ha innsyn eller sletting i time-/fraværsdata, skal du først henvende deg til arbeidsgiveren din. Vi videresender slike krav til Kunden når de kommer til oss.

Personvernhenvendelser til Tikko som behandlingsansvarlig: alex@tornoee.com.

3. Hva vi behandler i tjenesten

Konto og bedrift

Navn, e-post, telefon, passordhash (hos innloggingsleverandør), organisasjonsnummer, adresse og abonnementsstatus.

Ansatte — også uten innlogging

Leder kan opprette en ansatt med grunnopplysninger (navn, stilling, avdeling, timesats) før personen har konto. Når personen tar imot invitasjon, knyttes innloggingen til den eksisterende profilen. E-post sendes bare hvis leder velger å invitere.

Tid, vakt og fravær

Stemplinger, planlagte vakter, attestering, fraværssøknader og feriesaldo.

Posisjon (GPS / geofence)

Hvis bedriften slår på sonebasert stempling, kan appen be om posisjon i forbindelse med inn- og utstempling for å sjekke om du er i en definert sone. Formålet er arbeidstidsregistrering, ikke kontinuerlig sporing av ferden din. Tillatelsen kan trekkes i operativsystemet; da virker ikke sonekravet. Arbeidsgiver skal informere ansatte før funksjonen tas i bruk.

Kamera og filer

Kamera eller filvalg brukes når du laster opp vedlegg (utgifter, fraværsdokumentasjon). Bildene lagres for det formålet Kunden har valgt.

Varsler

Mobilappen kan be om tillatelse til varsler for påminnelser. Det er valgfritt.

4. Rettslig grunnlag

• Avtale med Kunden om levering av Tikko, og databehandleravtalen for ansattdata.
• Rettslig plikt der bokføring eller annen lov krever oppbevaring.
• Berettiget interesse for drift, sikkerhet og misbruksvern.
• Samtykke for markedsføring knyttet til vaktplan-kalkulatoren, og for visse enhetstillatelser (posisjon, kamera, varsler) som styres av deg i appen.

5. Vaktplan-kalkulatoren (uten innlogging)

Kalkulatoren på /calculator kjører i hovedsak i nettleseren. Ved utskrift/PDF ber vi om e-post for å validere forespørselen og måle nytte, og om særskilt samtykke til nyhets-/tilbudse-post som du kan trekke når som helst.

6. Databehandlere og lagring

Tikko bruker underleverandører for drift. Vi har databehandleravtaler med blant andre Supabase (database og innlogging) og Vercel (vert). E-post sendes via Resend. Kart kan bruke Mapbox. Betaling går via Stripe (kortopplysninger hos Stripe). Se listen i databehandleravtalen.

Overføring utenfor EØS skjer bare med gyldig overføringsgrunnlag.

7. Logger og sikkerhet

Tekniske feilmeldinger og sikkerhetslogger kan behandles i minimert form for å holde tjenesten stabil. Vi unngår å legge særlige kategorier i slike logger.

8. Informasjonskapsler og lokal lagring

Nødvendige informasjonskapsler brukes til innlogging. Nettleseren kan lagre visningsvalg (f.eks. mørk modus) lokalt på enheten.

9. Oppbevaring

• Kundens ansattdata så lenge kundeforholdet varer, deretter sletting/tilbakelevering etter databehandleravtalen, med unntak for lovpålagt arkiv.
• Markedsføringssamtykke til e-post så lenge samtykket gjelder, deretter begrenset dokumentasjon.

10. Dine rettigheter

Du har, med de begrensninger loven gir, rett til informasjon, innsyn, retting, begrensning, sletting, dataportabilitet, innsigelse og å trekke samtykke. For ansattdata utøves rettighetene overfor arbeidsgiveren (Kunden). For data Tikko selv er behandlingsansvarlig for, kontakt alex@tornoee.com.

11. Klage

Du kan klage til Datatilsynet: datatilsynet.no.

12. Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten eller regelverket krever det. Dato øverst viser siste versjon. Relaterte avtaler: brukervilkår og databehandleravtale.